Travailleurs étrangers : les formalités préalables à l’embauche

Vérifier la nationalité du travailleur étranger

L’employeur souhaitant embaucher un travailleur étranger - quelle que soit son origine (ressortissant UE/ hors UE) - doit en premier lieu vérifier sa nationalité, en lui demandant de produire un document officiel et original tel que son passeport ou sa carte d’identité.

Est considérée comme étrangère toute personne qui ne dispose pas de la nationalité française, soit qu’elle ait une nationalité étrangère, soit qu’elle n’en ait aucune.

Cette étape de vérification ne doit pas être négligée car l’employeur qui s’abstient de vérifier la nationalité de la personne qu’il embauche commet une infraction passible de 5 ans d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction.

Vérifier la présence d’une autorisation de travail

En application du principe européen de libre circulation des personnes et de libre exercice d’une activité professionnelle, les citoyens de l’Union Européenne (UE) sont dispensés de d’autorisation de travail.

Cette dispense d’autorisation de travail s’applique également aux ressortissants des 3 États membres de l’Espace économique européen (EEE) qui ne sont pas membres de l’UE : la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein, ainsi qu’aux ressortissants suisses, et aux ressortissants d’Andorre, Monaco et San Marin.

Mais tout travailleur ressortissant d’un pays tiers à l’UE et à ceux mentionnés ci-dessus, doit quant à lui être en possession d’une autorisation de travail pour exercer une activité salariée sur le territoire français ; ce dont l’employeur doit impérativement s’assurer lors de l’embauche.

Pour ce faire, l’employeur doit saisir le préfet selon des modalités suivantes :

• Transmettre, au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche envisagée, la copie du titre de séjour de l'intéressé, par voie électronique à l'adresse de la Préfecture dont dépend l’entreprise.
• La réponse de la Préfecture est notifiée à l'employeur dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. A défaut de réponse dans ce délai, l'obligation de l'employeur est réputée accomplie.

Respecter les formalités d’embauche « habituelles »

En plus des formalités spécifiques exposées ci-dessus et liées au statut de travailleur étranger, l’employeur doit respecter les formalités habituelles d’embauche prévues par la réglementation française.

Ces règles s’appliquent quelle que soit l’origine du travailleur embauché (UE/hors UE) :

• déclaration préalable à l’embauche et inscription auprès des organismes de sécurité sociale ;
• inscription du salarié sur le registre unique du personnel ;
• organisation de la visite médicale d’information et de prévention (VIP).

Attention : la VIP est liée au contrat de travail et a pour objet d’apprécier si le salarié est apte à occuper le poste pour lequel il est embauché. Pour des considérations sanitaires plus globales, une autre visite médicale peut être organisée par l’Ofii (Office français de l’immigration et de l’intégration) dans les 3 mois suivant la délivrance de l’autorisation de travail. Si le travailleur étranger s’y soustrait, l’autorisation de travail peut lui être retirée.

A noter :

Si le salarié étranger en fait la demande à l’employeur, celui-ci doit lui remettre une version du contrat de travail traduite dans sa langue d’origine, en plus de la version rédigée en français. Les deux versions font alors foi en justice.

S’il y a une discordance entre les deux versions, seule celle rédigée dans la langue du salarié pourra être invoquée contre lui.

Les bonnes pratiques à mettre en place dans l’entreprise :

• Demander systématiquement les originaux des pièces d’identité / titre de séjour et/ou travail.
• Convoquer le candidat à un entretien en présentiel avant la signature du contrat de travail.
• Accomplir les formalités de vérifications requises auprès de la Préfecture avant toute validation de l’embauche.
• Conserver les copies de l’autorisation de travail et de séjour en cours de validité.
• Mettre une alerte relative à la date de fin de validité du titre de séjour/autorisation de travail.

Le 21/05/21